Koordinasi Manajemen

KOORDINASI

Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Tiga macam satuan-satuan organisasi menurut James D.Thompson:

1. Saling ketergantungan yang menyatu.

2. Saling ketergantungan yang berurutan.

3. Saling ketergantungan timbal balik.

Bagian-bagian yang mempersulit penggkoordinasian dalam organisasi secara efektif, yaitu:

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

2. Perbedaan dalam orientasi waktu.

3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

4. Perbedaan dalam formalitas struktur.

 

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, antara lain:

1. Hanya mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar.

2. Diperlukan bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.

3. Peningkatan koordinasi potensial, mengurangi kebutuhan akan koordinasi.

Komponen-komponen vital manajemen dapat dirincikan secara berikut:

1. Hirarki manajerial.

2. Aturan dan prosedur.

3. Rencana dan penetapan tujuan.

Koordinasi potensial dapat ditingkatkan dalam dua cara vertikal dan horizontal.

Sistem Informasi Vertikal adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.

Hubungan-hubungan Lateral (Horizontal). Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Beberapa hubungan lateral, yang dapat diperinci sebagai berikut:

1. Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.

2. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

3. Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur.

4. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

5. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya.

6. Organisasi matriks.

Dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu:

1. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

2. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Rentang manajemen adalah jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan dan memberi laporan secara langsung kepada manajer tertentu.

Dua alasan utama mengapa penentuan rentang yang tepat adalah penting.

1. Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka.

2. Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi.

Tiga pilihan meningkatnya jumlah karyawan:

1. Rentang manajemen naik.

2. Hirarki tingkatan manajemen naik.

3. Kombinasi keduanya.

Dasarnya faktor-faktor pengaruh yang dipertimbangkan adalah:

1. Kesamaan fungsi-fungsi: semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin melebar.

2. Kedekatan geografis: semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara fisik, rentangan semakin melebar.

3. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan: semakin sedikit pengawasan langsung yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

4. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan: semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

5. Perencanaan yang dibutuhkan manajer: semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

6. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas: lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin melebar.

Rentang situasi bawahan dan atasan yang secara ringkas dapat ditunjukan berikut ini:

1. Faktor-faktor yang berhubungan dengan situasi. Rentang manajemen dapat relatif melebar bila:

* Pekerjaan bersifat rutin.

* Operasi-operasi stabil.

* Pekerjaan bawahan sejenis.

* Bawahan dapat bekerja tidak tergantung satu dengan yang lain.

* Prosedur-prosedur dan metoda-metoda dibuat secara baik dan telah diformalisasi.

* Pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.

2. Faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan. Rentang manajemen dapat relatif melebar bila:

* Bawahan adalah terlatih baik untuk pekerjaan tertentu.

* Bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat.

3. Faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan. Rentangan manajemen dapat relatif melebar bila:

* Manajer adalah terlatih baik dan berkemampuan tinggi.

* Manajer menerima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan pengawasannya.

* Manajer tidak mempunyai kegiatan-kegiatan tambahan selama pengawasan dilaksanakan.

* Manajer lebih menyukai gaya pengawasan yang lepas dari pada ketat.